Специалист по кадровому делопроизводству с функциями офис менеджера

Обязанности сотрудника

1.Выполнение процедур по приему, увольнению, переводу, перемещению сотрудников и отпускам;

2.Работа в программе 1С:ЗУП;

3.Учет персональных данных сотрудников;

4.Работа с внутренними нормативно-правовыми документами Компании;

5.Работа по процедурам аттестации, поощрения и дисциплинарных взысканий;

6.Работа с прочими документами;

7.Работа с архивом;

8.Формирование отчетов (вести учет текучести кадров, составлять информацию по текучести кадров и вакансиям, списочному составу, купонам на продовольственную корзину, по выслуге лет для головной Компании;

Функции офис- менеджера:

• Работа с документацией:

1) обеспечивать сохранность и вести учет входящей и исходящей корреспонденции в соответствии с утвержденными Правилами документирования;

2) осуществлять прием, обработку и регистрацию корреспонденции Компании;

3) по поручению Директора готовить проекты писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании;

4) обеспечивать своевременное отправление материальных ценностей (посылки и бандероли), корреспонденции Компании;

5) осуществлять регистрацию и хранение приказов по основной деятельности Компании;

6) заносить Директору на рассмотрение и подпись корреспонденцию (внутреннюю/внешнюю);

7) после выхода с подписи своевременно распределять почту с резолюцией Директора Компании, контролировать исполнение и движение корреспонденции.

Организация жизнедеятельности офиса:

1) отвечать на телефонные звонки, перенаправлять при необходимости звонки адресатам;

2) обеспечивать работников офиса основными средствами и товарно-материальными ценностями по установленным нормам;

3) осуществлять согласование проектов приказов, смет расходов, связанных с представительскими расходами;

4) обеспечивать офис полиграфической и рекламно-имиджевой продукцией;

5) осуществлять контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций;

6) участвовать в проведении инвентаризации основных средств и нематериальных активов офиса;

7) при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывать специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания;

8) осуществлять рассылку распоряжений Директора.

Работа с посетителями, клиентами офиса:

1) встречать и провожать гостей Компании, быть доброжелательной и отзывчивой к посетителям и сотрудникам;

2) организовывать чай/кофе для посетителей, клиентов и других гостей Компании;

Организация совещаний:

1) организовывать обслуживание совещаний и конференций, проводимых в Компании;

2) составлять, регистрировать протокола совещаний и контролировать исполнение по срокам.

Отчеты:

1) осуществлять формирование отчетов по запросу для Директора, ведение электронной базы данных по деятельности Компании;

2) формирование отчета по заявкам.

Требования к кандидату:

1) Знание основ делопроизводства;

2) порядок организации работы офиса;

3) порядок планирования встреч и совещаний Директора Компании;

4) порядок работы с оргтехникой;

5) работать с программными продуктами MS-Office;

Стрессоустойчивая, не конфликтная, дисциплинированная, честная, аналитический склад ума, нацеленная на результат работы

Условия работы

Работа на постоянной основе